چکيده:
اكنون كه سال نو پيش روي ما است و دورنماهاي آتي اقتصاد هنوز چندان مشخص نيستند، بسياري از كسب و كارهاي كوچك ممكن است نگاهي تازه به روش‌هاي كاهش هزينه بيندازند تا سود خود را براي سال آينده گسترش دهند.


شش راه براي كاهش هزينه‌ها بدون آنكه روحيه‌ افراد را تضعيف كنيم

اما كاهش هزينه‌ها، به خصوص وقتي بر دستمزد كارمندان تاثير بگذارد، مي‌تواند تاثيراتي منفي نيز، به‌ويژه بر روحيه‌ آن كارمندان، برجاي بگذارد. يعني اگر چه ممكن است چند دلاري به جيب بزنيد، اما در واقع خسارت خالص برجاي مانده بر قابليت توليد كاركنان شما بيشتر خواهد شد. با در نظر گرفتن اين چالش شش استراتژي را در اين مقاله به شما خواهيم آموخت تا بدون تضعيف روحيه‌ كاركنان‌تان بتوانيد هزينه‌ها را كاهش دهيد.
1. به‌خوبي ايده‌هايتان را منتقل كنيد. كلي ريوز، صاحب و رييس شركت ارتباطات كي.ال.ار از نيوپورت بيچ مي‌گويد: «مي‌خواستم سال پيش در برخي هزينه‌ها صرفه‌جويي كنم و اين كار ابدا آسان نبود. مهم است همه‌چيز را به كاركنان‌تان بگوييد: چه اتفاقي دارد مي‌افتد، چه برنامه‌هايي براي سر و كله زدن با اين موضوع داريم، چه قدر اين برنامه‌ها طول خواهند كشيد و آنها چه انتظاري بايد داشته باشند.» به بيان ديگر، كاركنان وقتي تا حد ممكن به آنها اطلاعات بدهيد، واكنش بهتري نسبت به خبرهاي بد از خود نشان خواهند داد. آميك هاچن، رييس آميك اينترنشنال كه شركتي در زمينه‌ توسعه‌ اجرايي در مديريت و فروش است، مي‌گويد: «براي چارچوب دادن به هدف خود در يك شركت بايد بتوانيد به خوبي ارتباط برقرار كنيد. آيا داريد هزينه‌هايتان را كاهش مي‌دهيد تا پابرجا بمانيد و سپس شركت‌تان را تثبيت كنيد و دوباره رونق بگيريد؟ انتخاب كلمات براي گفتن اين طرح و برنامه‌ها به كاركنان بسيار مهم است.»
2. شفاف باشيد. معمول است كه كاركنان بدترين فكرها را درباره‌ رييسي بكنند كه دارد دستمزدهاي آنها را كاهش مي‌دهد و تصور كنند كه او فقط به فكر پركردن جيب خود است. اما اگر واقعا آينده‌ شركت در خطر باشد، بايد با كاركنان‌تان تا جاي ممكن شفاف باشيد. روي ساندرسون، رييس موسسه‌ مديريتي ركاگنيشن مي‌گويد: «صاحبان كسب و كار بايد تماما شفاف باشند و براي كارهاي خود دلايلي روشن و صحيح ارائه كنند. حتي اگر اين كار به معناي بازكردن حساب‌هاي دفتري براي روشن‌ساختن دلايل كاهش هزينه‌ها باشد، بايد اين كار را بكنند. نبايد به هيچ وجه نسبت به كاركنان خود فروبسته باشيد.»
3. نظر كاركنان‌تان را جويا شويد. وقتي قرار است هزينه‌ها را كاهش دهيد، نبايد بزرگ‌ترين دارايي خود را، يعني كارمندان‌تان را ناديده يا دست كم بگيريد. دانشجوي دكترا و مدير پروژه‌اي به نام مارلا ار.گوتچاك مي‌گويد: «در كسب و كارها هر روز منابع هرز مي‌رود و تلف مي‌شود، آن هم بر سر سيستم‌ها و محصولاتي كه كارايي ندارند. كاركنان دانش دست اولي درباره‌ كسب و كار خود دارند و مي‌توانند به صاحبان كسب و كار در مورد اين هرزرفتن منابع هشدار دهند.» به بيان ديگر، بايد از كاركنان خود در مورد روش‌هاي كاهش هزينه ايده بخواهيد و به اين ترتيب روحيه‌ آنها را در فرآيند كاهش مخارج شركت حفظ كنيد. گوتچاك تصديق مي‌كند كه مي‌توان از برخي از ايده‌هاي كاركنان براي كاهش هزينه‌ها نهايت استفاده را برد و حتي پاداش‌هايي نيز به آنها داد. او جلسات ماهانه‌اي را در اين زمينه به خصوص براي كسب و كارهاي كوچك توصيه مي‌كند.
4. آدم‌هايتان را اخراج نكنيد، به آنها كار بيشتري بسپاريد. بسياري از شركت‌ها براي كاهش هزينه‌ دستمزدها افرادشان را اخراج مي‌كنند. اما چه مي‌شود، اگر كاملا برعكس عمل كنيد؟ يك نمونه را در نظر بگيريد كه ساندرسون در اختيارمان قرار مي‌دهد: «يك شركت چاپ و نشر حين ركود اخير دچار ضرر بسياري شد و ممكن بود بسياري از كاركنان خود را اخراج كند. اما در عوض، صاحب شركت از كاركنانش خواست كه روزانه يك ساعت اضافه‌كاري كنند. كاركنان وضعيت دشوار شركت را مي‌دانستند و قبول كردند. پس از سه‌ماهه‌ نخست، آنها توانستند از بحران بيرون بيايند و پس از شش ماه نيز بهره‌وري شركت 15 درصد افزايش يافت». به طور مشابه، جف ميلانو، رييس پيپلز كميست مي‌گويد بهترين راه براي كاهش هزينه‌هاي دستمزدي پيشنهاد يك برنامه كاري است كه كاركنان با انجام آن پاداش مي‌گيرند. ميلانو مي‌گويد: «اگر همگي با يكديگر كار كنند و به هدفي مشترك دست يابند، آنگاه سود حاصل از كار تقسيم خواهد شد.»
5. براي موفقيت‌هاي خرد نيز جشن برپا كنيد. ريوز از شركت ارتباطات كي.ال.ار مي‌گويد: «حتي موفقيت‌هاي خرد هم مهم هستند. هر كس وظيفه‌اش را به خوبي انجام داد، از او تمجيد به عمل آوريد. اين كار براي شركت شما بسيارمهم است. حتي كارت‌هاي هديه‌اي با مبالغ ناچيز، مثلا 5 دلار هم بسيار تاثيرگذار خواهد بود.»
6. ازخودگذشتگي كاركنان‌تان را مهم تلقي كنيد. حتي وقتي پولي در بساطتان نيست، كارفرمايان بايد تلاش كنند تا پاداش زحمات كاركنان‌شان را كه چرخ شركت را مي‌چرخانند، بدهند. ساندرسون، از موسسه‌ مديريت ركاگنيشن مي‌گويد: «آنچه كاركنان فراموش نخواهند كرد، اين است كه مديران چگونه در دوره‌هاي سخت قدر زحمات آنها را مي‌دانند. هميشه به دغدغه‌ها و نگراني‌هاي آنها گوش بدهيد و در دوره‌هاي سخت شركت، ارتباط چهره‌به‌چهره با تك تك كاركنان‌تان را حفظ كنيد.»